اهمیت و جایگاه گزارش نویسی(1)

برای اینکه اهمیّت و جایگاه گزارش­نویسی را یادآوری کنیم به چند نمونه­ی کوتاه اشاره می­کنیم:

1. زمانی که یک همکار یا مُدیر، نشانی فلان مؤسسه را از شما می­پُرسد در واقع یک گزارش درخواست کرده است امّا به شیوه­ای نیمه­رسمی و عادّی. اگر بخواهید در آینده، گزارشگری ماهر باشید بهتر است از همین پرسش­ها و پاسخ­های کوتاه و بلند آغاز کنید و بکوشید تا بهترین و مناسب­ترین پاسُخ­ها را در اختیار خواهنده بگذارید و پرسش­های خود را با جملاتی هوشمندانه بیان کنید. بپذیریم که همواره یک گزارشگر خـوب، خواهان بیشتری دارد و گزارش­های روان و جامع او، معمولاً خواندنی­تر و شنیدنی­تر هستند.
2. نگارش اخبار، اطلاعات، دیده‌ها، شنیده‌ها، حقایق، رویدادها، عملکردها و ... نوعی گزارش است. گزارش و شرح توانمندی­ها، چشم­اندازها، فعالیّت­ها، برنامه‌ها و ... یک سازمان می­تواند سرنوشت بهتری را برای آن سازمان به ارمغان بیاورد و راه پیشرفت آن را هموارتر نماید. بیان نارسایی­ها، تنگناها، موانع پیشرفت و ... همراه با تجزیه و تحلیل منطقی شرایط برای رسیدن به راه‌حل‌های درست نیز نوعی گزارش است. راهکارهای «افزایش تولید و سرمایه»، نیازمند گزارش است همان گونه که دلایل کاهش تولید را هم گزارش می­دهند. در یک نگاه کلی، هر کار و فعالیّتی بدون گزارش، ناقص است و با گزارش به تکامل می­رسد.
3. امروزه، یکی از ابزارهای بسیار کارآمد در پیشرفت امور سازمان­ها، برگزاری «جلسات» و همنشینی مدیران، کارشناسان، سرپرستان و . . . است و یکی از شاخص­های ارزیابی موفقیّت یک سازمان، تأثیری است که برگزاری همین جلسات در امور جاری آن سازمان­ها بر جای می­گذارد. امّا این جلسات هر اندازه که پُر محتوا و ارزشمند باشند حاصل و نتیجه­ی آنها، وابستگی مستقیم با عملکرد «دبیران جلسه» و توانایی آنها در نگارش و آماده­سازی و تدوین «گزارش جلسه» (صورتجلسه) دارد و این وابستگی تا آنجاست که حتّی یک «گزارش نامناسب» می­تواند نتایج یک جلسه­ی ارزشمند را «تباه» سازد و بر عکس، همین گزارش اگر با شیوه­ای مناسب تهیّه و تدوین گردد می­تواند بازدهی یک جلسه را تا چندین برابر «افزایش» دهد.